Sicherheit, Datenschutz und DSGVO
Was Ihre E-Mail schützt, vor wem, und was nicht abgedeckt ist.
Verschlüsselung bei der Übertragung
Jeder Port, mit dem sich E-Mail-Programme verbinden, verlangt Verschlüsselung. Ein Programm ohne Verschlüsselung kann sich nicht anmelden: Der Server weist das Passwort ab, bevor er es empfängt.
- Akzeptierte Versionen: TLS 1.2 und TLS 1.3. Ältere Versionen werden abgewiesen.
- IMAP: Port 993 mit TLS oder 143 mit STARTTLS. POP3: Port 995 mit TLS oder 110 mit STARTTLS.
- Versand (SMTP): Port 465 mit TLS oder 587 mit verpflichtendem STARTTLS. Die Anmeldung wird erst auf dem bereits verschlüsselten Kanal angeboten.
- Zwischen Mailservern (Port 25): STARTTLS, wann immer der andere Server es anbietet, mit denselben TLS-Versionen.
Verschlüsselung im Ruhezustand, ein Schlüssel pro Postfach
Jedes Postfach hat ein eigenes Schlüsselpaar, verschlüsselt gespeichert und unabhängig vom Passwort der Person: ein Passwort zu ändern oder zurückzusetzen macht die E-Mail nicht unlesbar.
Ein Datenbankabzug, eine Festplatte oder ein Backup-Archiv allein öffnen kein Postfach.
| Wer verfügt über … | Liest er die E-Mail? |
|---|---|
| nur einen Datenbankabzug | Nein |
| nur die Festplatten oder die Backup-Archive | Nein |
| die Zugangsdaten einer Person | Ja, dieses Postfach |
Was der Anbieter sieht
Was wir sehen
- Den Zustand des Systems und die Systemprotokolle.
- Dieselben Verwaltungsdaten wie Sie: Personen, Postfächer, Kontingente, Zustellergebnisse.
Was wir nicht tun
- Den Inhalt Ihrer E-Mail für Werbung oder eigene Zwecke verwenden.
- Systeme mit Ihrer E-Mail trainieren, abgesehen vom Spamfilter Ihrer Domain.
- Betreff und Text der Nachrichten im Zustellprotokoll aufbewahren.
- Cookies, Pixel oder Skripte von Dritten auf diese Website setzen.
Trennung zwischen Kunden
Die Grenze zwischen einer Organisation und der anderen setzt die Datenbank durch, mit Sicherheitsrichtlinien auf Zeilenebene, überwacht von automatischen Tests.
- Wer Ihre Domain administriert, sieht Personen, Postfächer und Kontingente, nicht den Inhalt der Postfächer.
- Um ein fremdes Postfach zu lesen, braucht es eine Vollmacht, die protokolliert bleibt.
Zugang
- Zweiter Faktor verfügbar für Webmail und Panel, mit einem zeitbasierten Code.
- Passwörter mit mindestens 12 Zeichen, verschieden von den letzten drei.
- Web-Sitzungen laufen nach 30 Minuten Inaktivität ab, und in jedem Fall nach 10 Stunden.
- Ein App-Passwort pro Gerät, einzeln widerrufbar: verlieren Sie Ihr Telefon, funktionieren die anderen weiter.
- Der Absender muss dem angemeldeten Postfach entsprechen, außer bei einer Sendevollmacht.
Spam- und Virenschutz
Jede Nachricht durchläuft den Spamfilter rspamd und den Virenscanner ClamAV, in zwei Instanzen: Antwortet eine nicht, übernimmt die andere. Eine Nachricht mit Virus wird abgewiesen. Antwortet der Filter nicht, geht die E-Mail nicht ungeprüft durch: Sie wird zurückgestellt, und der sendende Server versucht es erneut.
Versandlimits verhindern, dass ein kompromittiertes Postfach stundenlang Spam in Ihrem Namen verschickt.
Backups
Ein Backup pro Tag und Kunde, verschlüsselt und signiert, sieben Tage lang außer Haus aufbewahrt. Der Schlüssel, der die Backups entschlüsselt, liegt nicht auf dem System.
Wenn ein Postfach entfernt wird
Der Schlüssel wird zusammen mit dem Postfach gelöscht: die Nachrichten werden für immer unlesbar, auch in den Backups. Das Panel verlangt vorher eine ausdrückliche Zustimmung. Um die E-Mail einer Person aufzubewahren, die die Organisation verlässt, sperrt man das Postfach: die Sperrung löscht nichts.
Wo die Daten liegen
Postfächer und Backups liegen auf Servern in Deutschland und Finnland, in der Europäischen Union.
DSGVO: Rollen und Auftragsverarbeitungsvertrag
Beim kostenpflichtigen Dienst ist Ihre Organisation Verantwortlicher für die Daten in ihren Postfächern; wir sind Auftragsverarbeiter und verarbeiten diese Daten in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO).
Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erhalten Sie auf Anfrage unter privacy@mailpod.app, vor dem Vertragsabschluss.
- Unterauftragsverarbeiter für die Postfachdaten: Hetzner Online GmbH, Deutschland, die die Infrastruktur betreibt. Es ist dieselbe Liste wie auf der Datenschutzseite.