Beveiliging, privacy en AVG

Wat uw e-mail beschermt, tegen wie, en wat erbuiten valt.

Versleuteling onderweg

Elke poort waarmee e-mailprogramma's verbinding maken, vereist versleuteling. Een programma dat zonder versleuteling is ingesteld, kan niet inloggen: de server weigert het wachtwoord voordat hij het ontvangt.

Geaccepteerde versies: TLS 1.2 en TLS 1.3. Oudere versies worden geweigerd.
IMAP: poort 993 met TLS, of 143 met STARTTLS. POP3: poort 995 met TLS, of 110 met STARTTLS.
Verzenden (SMTP): poort 465 met TLS, of 587 met verplichte STARTTLS. Inloggen wordt alleen aangeboden op het al versleutelde kanaal.
Tussen mailservers (poort 25): STARTTLS telkens wanneer de andere server het aanbiedt, met dezelfde TLS-versies.

Versleuteling in rust, één sleutel per mailbox

Elke mailbox heeft een eigen sleutelpaar, versleuteld bewaard en onafhankelijk van het wachtwoord van de persoon: een wachtwoord wijzigen of opnieuw instellen maakt de e-mail niet onleesbaar.

Een databasedump, een schijf of een back-uparchief opent op zichzelf geen enkele mailbox.

Wie de e-mail kan lezen, afhankelijk van wat hij in handen heeft
Wie beschikt over…	Leest hij de e-mail?
alleen een databasedump	Nee
alleen de schijven of de back-uparchieven	Nee
de inloggegevens van één persoon	Ja, die mailbox

Wat de aanbieder ziet

Wat wij zien

De toestand van het systeem en de systeemlogboeken.
Dezelfde beheergegevens als u: personen, mailboxen, quota, bezorguitkomsten.

Wat wij niet doen

De inhoud van uw e-mail gebruiken voor reclame of voor eigen doeleinden.
Systemen trainen op uw e-mail, afgezien van het spamfilter van uw domein.
Onderwerp en tekst van berichten bewaren in het bezorglogboek.
Cookies, pixels of scripts van derden op deze site plaatsen.

Scheiding tussen klanten

De grens tussen de ene organisatie en de andere wordt afgedwongen door de database, met beveiligingsbeleid op rijniveau, en bewaakt door automatische tests.

Wie uw domein beheert, ziet personen, mailboxen en quota, niet de inhoud van de mailboxen.
Om andermans mailbox te lezen is een machtiging nodig, die vastgelegd blijft.

Toegang

Tweede factor beschikbaar op webmail en beheerpaneel, met een tijdgebonden code.
Wachtwoorden van minstens 12 tekens, anders dan de laatste drie.
Websessies die na 30 minuten inactiviteit verlopen, en in elk geval na 10 uur.
Eén app-wachtwoord per apparaat, één voor één in te trekken: verliest u uw telefoon, dan blijven de andere werken.
De afzender moet overeenkomen met de ingelogde mailbox, tenzij er een verzendmachtiging is.

Antispam en antivirus

Elk bericht gaat door het antispamfilter rspamd en de antivirus ClamAV, in twee instanties: als de ene niet antwoordt, neemt de andere het over. Een bericht met een virus wordt geweigerd. Als het filter niet antwoordt, gaat de e-mail niet ongecontroleerd door: hij wordt uitgesteld en de verzendende server probeert het opnieuw.

Verzendlimieten voorkomen dat een gekaapte mailbox urenlang spam in uw naam verstuurt.

Back-ups

Eén back-up per dag per klant, versleuteld en ondertekend, zeven dagen buiten de deur bewaard. De sleutel die de back-ups ontsleutelt, staat niet op het systeem.

Wanneer een mailbox wordt verwijderd

De sleutel wordt samen met de mailbox gewist: de berichten worden voorgoed onleesbaar, ook in de back-ups. Het beheerpaneel vraagt vooraf om uitdrukkelijke toestemming. Om de e-mail te bewaren van iemand die de organisatie verlaat, schorst u de mailbox: schorsing wist niets.

Waar de gegevens staan

Mailboxen en back-ups staan op servers in Duitsland en Finland, in de Europese Unie.

Voor de betaalde dienst is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in haar mailboxen; wij zijn verwerker en verwerken die gegevens namens haar en volgens haar instructies (art. 28 AVG).

De verwerkersovereenkomst is op verzoek beschikbaar via privacy@mailpod.app, vóór de inschrijving.

Subverwerker voor de gegevens in de mailboxen: Hetzner Online GmbH, Duitsland, die de infrastructuur host. Het is dezelfde lijst als op de privacypagina.