Sécurité, vie privée et RGPD

Ce qui protège votre messagerie, contre qui, et ce qui reste en dehors.

Chiffrement en transit

Chaque port auquel se connectent les logiciels de messagerie exige le chiffrement. Un logiciel configuré sans chiffrement ne s'authentifie pas : le serveur refuse le mot de passe avant de le recevoir.

Versions acceptées : TLS 1.2 et TLS 1.3. Les versions antérieures sont refusées.
IMAP : port 993 avec TLS, ou 143 avec STARTTLS. POP3 : port 995 avec TLS, ou 110 avec STARTTLS.
Envoi (SMTP) : port 465 avec TLS, ou 587 avec STARTTLS obligatoire. L'authentification n'est proposée que sur le canal déjà chiffré.
Entre serveurs de messagerie (port 25) : STARTTLS chaque fois que l'autre serveur le propose, avec les mêmes versions de TLS.

Chiffrement au repos, une clé par boîte

Chaque boîte a sa propre paire de clés, conservée chiffrée et indépendante du mot de passe de la personne : changer ou réinitialiser un mot de passe ne rend pas les messages illisibles.

Un dump de la base de données, un disque ou une archive de sauvegarde, seuls, n'ouvrent aucune boîte.

Qui peut lire les messages, selon ce qu'il a en main
Qui dispose de…	Lit-il les messages ?
un dump de la base de données, seulement	Non
les disques ou les archives de sauvegarde, seulement	Non
les identifiants d'une personne	Oui, cette boîte

Ce que voit le fournisseur

Ce que nous voyons

L'état du système et les journaux système.
Les mêmes données d'administration que vous : personnes, boîtes, quotas, résultats de remise.

Ce que nous ne faisons pas

Utiliser le contenu de votre messagerie pour la publicité ou pour nos propres fins.
Entraîner des systèmes sur votre messagerie, à part le filtre antispam de votre domaine.
Conserver objet et texte des messages dans le journal des remises.
Mettre sur ce site des cookies, pixels ou scripts tiers.

Séparation entre clients

La frontière entre une organisation et l'autre est imposée par la base de données, avec des politiques de sécurité au niveau des lignes, et surveillée par des tests automatiques.

Qui administre votre domaine voit les personnes, les boîtes et les quotas, pas le contenu des boîtes.
Lire la boîte d'autrui exige une délégation, qui reste tracée.

Accès

Second facteur disponible sur le webmail et le panneau, avec un code temporel.
Mots de passe d'au moins 12 caractères, différents des trois derniers.
Sessions web qui expirent après 30 minutes d'inactivité, et dans tous les cas après 10 heures.
Un mot de passe d'application par appareil, révocable un par un : si vous perdez votre téléphone, les autres continuent de fonctionner.
L'expéditeur doit correspondre à la boîte authentifiée, sauf délégation d'envoi.

Antispam et antivirus

Chaque message passe par le filtre antispam rspamd et l'antivirus ClamAV, en deux instances : si l'une ne répond pas, l'autre prend le relais. Un message contenant un virus est refusé. Si le filtre ne répond pas, le courrier ne passe pas sans contrôle : il est différé et le serveur expéditeur réessaie.

Des limites d'envoi empêchent une boîte compromise d'expédier du spam en votre nom pendant des heures.

Sauvegardes

Une sauvegarde par jour et par client, chiffrée et signée, conservée hors site pendant sept jours. La clé qui déchiffre les sauvegardes n'est pas sur le système.

Quand une boîte est supprimée

La clé est effacée avec la boîte : les messages deviennent illisibles pour toujours, y compris dans les sauvegardes. Le panneau demande un consentement explicite avant de procéder. Pour conserver les messages d'une personne qui quitte l'organisation, on suspend la boîte : la suspension n'efface rien.

Où sont les données

Boîtes et sauvegardes sont sur des serveurs en Allemagne et en Finlande, dans l'Union européenne.

Pour le service payant, votre organisation est responsable du traitement des données de ses boîtes ; nous en sommes le sous-traitant et les traitons pour son compte, selon ses instructions (art. 28 du RGPD).

L'accord de sous-traitance (DPA) est disponible sur demande à privacy@mailpod.app, avant la souscription.

Sous-traitant ultérieur pour les données des boîtes : Hetzner Online GmbH, Allemagne, qui héberge l'infrastructure. C'est la même liste que sur la page Confidentialité.